Daugelis verslo savininkų anksčiau ar vėliau susiduria su viena problema – verslas tampa pernelyg priklausomas nuo jų. Kiekvienas sprendimas, kiekvienas patvirtinimas ir kiekviena pasikartojanti problema galiausiai atsiduria ant vadovo stalo.
Dažniausiai taip nutinka tuomet, kai verslas auga greičiau nei jo valdymo struktūra. Vadovas vis daugiau laiko skiria kasdieniams trikdžiams, operaciniams klausimams ir rutininiams sprendimams, o strateginiai darbai nuolat atidedami.
ActionCOACH dirba su verslo savininkais, kurie siekia sumažinti reaktyvų valdymą, sustiprinti atsakomybės kultūrą ir susigrąžinti laiko strateginiam verslo vystymui. Daugelis į verslo koučingą kreipiasi tuomet, kai kasdienė veikla pradeda trukdyti ilgalaikiam planavimui ir lyderystei.
Verslai, kurie sėkmingai plečiasi, paprastai ugdo veiklos valdymo įpročius, leidžiančius sumažinti bereikalingą sprendimų eskalavimą ir išvengti situacijos, kai visas verslas priklauso nuo vieno žmogaus.
Kodėl augantis verslas sukuria vis daugiau laiko valdymo problemų?
Sparčiai augančios įmonės paprastai kuria sistemas, kurios neleidžia kasdieniams sprendimams nuolat sugrįžti pas vadovą.
Tam būtina:
• aiškiai paskirstyti atsakomybes;
• sustiprinti vadovų atskaitomybę;
• suteikti vadovams daugiau sprendimų priėmimo laisvės.
Kai šių elementų nėra, augimas dažnai sukelia:
• lėtesnius sprendimus;
• nuolatinius trukdžius;
• vadovavimo „butelio kaklelius", kurie stabdo strateginius darbus.
Tikslas nėra visiškai atsitraukti nuo verslo.
Sėkmingai augančių įmonių vadovai išlieka matomi organizacijoje, tačiau kasdieniai sprendimai nebepriklauso tik nuo jų.
Tai reiškia, kad:
• padalinių vadovai anksčiau prisiima atsakomybę;
• veiklos susitikimuose sprendžiamos problemos, o ne tik teikiamos ataskaitos;
• sprendimų nereikia ilgai laukti elektroninio pašto dėžutėje;
• pasikartojančios problemos šalinamos sistemiškai, o ne sprendžiamos iš naujo kiekvieną savaitę.
Įmonės, kurios pasirūpina aiškiu atsakomybių paskirstymu dar iki spartaus augimo etapo, daug rečiau tampa priklausomos nuo vadovo.
Tai dažniausiai reiškia:
• geresnį veiklos rodiklių matomumą;
• aiškias sprendimų priėmimo ribas;
• silpnųjų vietų identifikavimą, kuriose stringa procesai arba nuolat reikalingi papildomi patvirtinimai.
ActionCOACH dažnai dirba su verslais, kurie supranta, kad augimas padidino priklausomybę nuo savininko, užuot suteikęs daugiau laisvės vadovauti.
Tokios programos kaip ActionCOACH Business Operating System (ABoS) padeda įvertinti, kur versle trūksta aiškių atsakomybių, kur formuojasi veiklos „kamščiai" ir kurie procesai riboja augimą.
Kaip sumažinti reaktyvų verslo valdymą?
Reaktyvus valdymas mažėja tuomet, kai atsakomybė už sprendimus tampa aiški visoje organizacijoje.
Efektyvus laiko valdymas priklauso nuo:
• aiškesnės atsakomybės;
• greitesnių sprendimų;
• stipresnės veiklos valdymo sistemos.
Tokiose organizacijose:
• vadovai savarankiškai sprendžia kasdienes problemas;
• veiklos susitikimuose šalinamos kliūtys, o ne dalijamasi statuso ataskaitomis;
• klausimai eskaluojami tik tada, kai kyla reali verslo rizika.
Kai mažiau sprendimų priklauso nuo vieno žmogaus, verslas juda gerokai greičiau.
Daugelis įmonių nesąmoningai išugdo įprotį kiekvieną sprendimą kelti aukštyn. Ilgainiui padalinių vadovai nebepriima sprendimų savarankiškai, nes įpranta laukti galutinio savininko patvirtinimo.
Verslai, kurie išvengia reaktyvaus valdymo, paprastai laikosi šių principų:
• kasdienes problemas sprendžia padalinių vadovai;
• patvirtinimai nebestringa pas savininką;
• veiklos susitikimuose greitai pašalinamos kliūtys;
• ataskaitose analizuojamos verslo rizikos, o ne vien veiklos faktai;
• pasikartojančios problemos sprendžiamos keičiant procesus, o ne nuolat jas aptariant.
Tai leidžia vadovui daugiau dėmesio skirti:
• prognozėms;
• strateginiam planavimui;
• komandos vystymui;
• verslo augimui.
Kodėl augančių verslų vadovai deleguoja kitaip?
Dažnai didžiausią laiko trūkumą sukelia ne prastas planavimas, o netinkamas delegavimas.
Daugelis verslo savininkų mano, kad deleguoti reiškia tiesiog perduoti darbą kitam žmogui.
Tačiau augančiose organizacijose delegavimas reiškia daug daugiau.
Jis apima:
• aiškią atsakomybę;
• kontrolės mechanizmus;
• reguliarias veiklos peržiūras;
• aiškias eskalavimo taisykles.
Vadovai turi tiksliai žinoti:
• už ką jie atsakingi;
• kokius sprendimus gali priimti savarankiškai;
• kada būtina įtraukti aukštesnį vadovą;
• kaip bus vertinami jų rezultatai.
Jeigu šio aiškumo nėra, visos problemos anksčiau ar vėliau sugrįžta pas įmonės savininką.
Tuomet jis pats:
• tvirtina kainas;
• sprendžia klientų konfliktus;
• įsitraukia į personalo klausimus;
• kontroliuoja pristatymus.
Tokiu būdu susiformuoja vadinamoji priklausomybė nuo steigėjo.
Verslas gali augti pajamų prasme, tačiau operaciniai sprendimai ir toliau priklauso vienam žmogui.
Kaip perteklinė tvirtinimų kultūra stabdo augimą?
Verslas juda greičiau tada, kai kasdieniai sprendimai nekonkuruoja su strateginiais.
Stiprios organizacijos mažina sprendimų nuovargį aiškiai paskirstydamos atsakomybę.
Tai reiškia, kad:
• mažesnės rizikos sprendimus priima padalinių vadovai;
• aukštesnio lygio patvirtinimai reikalingi tik didesnės rizikos atvejais;
• veiklos susitikimuose šalinamos kliūtys;
• pasikartojančios problemos sprendžiamos keičiant procesus.
Priešingu atveju:
• vadovai praranda pasitikėjimą priimdami sprendimus;
• daugėja veiklos trikdžių;
• lyderių dėmesys išskaidomas;
• strateginis planavimas tampa antraeilis.
Kodėl verslo savininkams pritrūksta laiko strategijai?
Stiprios organizacijos sąmoningai saugo laiką strateginiam mąstymui.
Prognozėms, plėtrai, darbuotojų atrankai ir ilgalaikei strategijai būtinas nepertraukiamas dėmesys.
Kai vadovas nuolat sprendžia operacinius klausimus, strateginis planavimas tampa reaktyvus.
Dažniausiai situaciją pagerina:
• atskiri veiklos ir strateginiai susitikimai;
• trumpesni susirinkimai;
• greitesnis kliūčių šalinimas;
• rezervuotas laikas planavimui.
Strateginis planavimas paprastai yra pirmoji sritis, kuri nukenčia nuo reaktyvaus valdymo.
Augimo planai, darbuotojų ugdymas ir naujos iniciatyvos užleidžia vietą kasdieniam problemų gesinimui.
Stiprios organizacijos strateginį dėmesį išlaiko:
• aiškiau paskirstydamos atsakomybę;
• mažindamos bereikalingą eskalavimą;
• veiklos susitikimus orientuodamos į sprendimus.
Tokiuose susitikimuose daugiausia dėmesio skiriama:
• svarbiems komerciniams sprendimams;
• pristatymo rizikoms;
• neaiškioms atsakomybėms;
• pasikartojančioms veiklos kliūtims.
Kodėl silpna atsakomybės kultūra eikvoja vadovo laiką?
Kai organizacijoje nėra aiškios atsakomybės, tas pats problemas tenka spręsti vėl ir vėl.
Neaiškus atsakomybių pasidalijimas sukelia:
• vėluojančius terminus;
• nuolat atsinaujinančias klientų problemas;
• neveikiančią iniciatyvą;
• pakartotinai svarstomus sprendimus;
• problemas, kurios keliauja iš vieno skyriaus į kitą, bet taip ir neišsprendžiamos.
Ilgainiui vadovo laikas tampa skirtas ne verslo augimui, o nuolatiniam priminimui, kontrolei ir problemų sprendimui.
Efektyvios organizacijos atsakomybės peržiūras orientuoja į:
• nepriimtus sprendimus;
• neįvykdytus įsipareigojimus;
• stringančius projektus;
• pasikartojančias veiklos kliūtis.
Kaip užtikrinti, kad verslas nepriklausytų nuo savininko?
Verslas plečiasi daug sklandžiau, kai procesai tampa pakankamai standartizuoti ir nebereikalauja kasdienio savininko įsitraukimo.
Tam padeda:
• standartizuoti veiklos procesai;
• aiškios sprendimų priėmimo ribos vadovams;
• nuosekli paslaugų kokybės kontrolė;
• mažesnis patvirtinimų poreikis;
• ataskaitos, orientuotos į kliūtis ir rizikas.
Tokia sistema leidžia augti nepridedant naujų valdymo „butelio kaklelių".
Laikui bėgant savininkai vis mažiau laiko skiria operaciniams klausimams, o daugiau – lyderystei, verslo plėtrai ir strategijai.
Kaip verslo koučingas padeda susigrąžinti kontrolę?
Verslo koučingas padeda efektyviau valdyti laiką, nes:
• stiprina atsakomybės kultūrą;
• gerina veiklos matomumą;
• mažina bereikalingą sprendimų eskalavimą;
• padeda identifikuoti pasikartojančius veiklos trikdžius;
• ugdo vadovų atsakomybę.
Dauguma verslo savininkų puikiai žino, kas stabdo jų verslą.
Sudėtingiausia dalis – sukurti tokią atsakomybės sistemą, kuri neleistų toms pačioms problemoms nuolat kartotis.
Reguliarūs koučingo susitikimai padeda:
• aiškiau nustatyti prioritetus;
• geriau matyti verslo situaciją;
• mažinti priklausomybę nuo savininko;
• stiprinti vadovų atsakomybę.
Nuosekli veiklos peržiūra neleidžia reaktyviam valdymui tapti organizacijos norma.
Būtent tuomet verslo savininkas susigrąžina laiką, kontrolę ir galimybę koncentruotis į ilgalaikį verslo augimą.
Ką daryti, jei reaktyvus valdymas jau stabdo verslą?
Reaktyvus valdymas retai išnyksta savaime.
Jeigu įmonėje jau įsitvirtino nuolatiniai patvirtinimai, kasdieniai trikdžiai ir pasikartojančios veiklos problemos, jos tik didės kartu su verslu.
Sėkmingiausiai kontrolę susigrąžina tos įmonės, kurios:
• sustiprina atsakomybės kultūrą;
• aiškiai paskirsto sprendimų priėmimo teises;
• sumažina bereikalingą eskalavimą;
• sukuria nuoseklią veiklos peržiūros sistemą;
• aiškiai mato, kur stringa sprendimai.
Tokios programos kaip ActionCOACH Business Operating System (ABoS) padeda nustatyti pasikartojančius veiklos „kamščius", sustiprinti atsakomybę ir sukurti valdymo sistemą, kuri gali augti kartu su verslu.
Dauguma verslo savininkų geresnių laiko valdymo rezultatų pasiekia ne todėl, kad geriau planuoja dienotvarkę, o todėl, kad sukuria aiškesnę valdymo struktūrą, stipresnę atsakomybės kultūrą ir efektyvesnius veiklos procesus.
Jeigu jūsų versle reaktyvus valdymas jau pradeda lėtinti sprendimų priėmimą, silpnina lyderystę ar stabdo ilgalaikį augimą, verta įvertinti, kuriose vietose verslas vis dar pernelyg priklauso nuo savininko.
