5 būdai įvaldyti užduočių prioritetų nustatymo meną

1. Nustatykite skubumą ir svarbą

Eizenhauerio matrica yra populiari prioritetų nustatymo priemonė. Ji padeda nustatyti užduočių skubumą ir svarbą, kad pirmiausia galėtumėte sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis.

Matricoje užduotys skirstomos į keturias skirtingas kategorijas:

👉Skubios ir svarbios – užduotys, į kurias reikia atkreipti dėmesį nedelsiant ir kurios yra labai svarbios siekiant užsibrėžtų tikslų. Šios užduotys turėtų būti atliekamos pirmiausia ir joms turėtų būti teikiamas didžiausias prioritetas.

👉Svarbios, bet neskubios – užduotys, kurios yra svarbios jūsų tikslams, bet nereikalauja neatidėliotino dėmesio. Šios užduotys turėtų būti suplanuotos ir joms turėtų būti nustatytas konkretus terminas, kad jos būtų atliktos laiku.

👉Skubios, bet nesvarbios – užduotys, kurios yra skubios, bet neprisideda prie jūsų tikslų įgyvendinimo. Šias užduotis, jei įmanoma, reikėtų deleguoti kam nors kitam arba atidėti vėlesniam laikui, jei jų negalima deleguoti.

👉Nei skubios, nei svarbios – užduotys, kurios neprisideda prie jūsų tikslų ir gali būti laikomos laiko švaistymu. Šių užduočių reikėtų atsisakyti arba jas sumažinti iki minimumo, kad atlaisvintumėte laiko svarbesnėms užduotims.

2. Nustatykite realius terminus
Kiekvienai užduočiai priskyrus galutinius terminus, galima lengviau nustatyti svarbos prioritetus. Būtinai nustatykite realius terminus, kurie leistų atsižvelgti į netikėtus vėlavimus ir trukdžius. Taip elgdamiesi galėsite efektyviau valdyti savo laiką ir atlikti užduotis nustatytais terminais.

3. Apsvarstykite pasekmes
Pagalvokite apie galimas užduoties neatlikimo laiku pasekmes. Tai gali padėti jums nustatyti užduočių prioritetus pagal jų poveikį jūsų verslui.
👉Jeigu užduotis yra labai svarbi jūsų verslo sėkmei, jai turėtų būti teikiamas didelis prioritetas.

4. Kaip sutelkti dėmesį į vieną užduotį vienu metu?
Daugelio užduočių atlikimas gali atrodyti kaip laiko taupymas, tačiau iš tikrųjų jis gali duoti priešingą rezultatą. Vietoj to sutelkite dėmesį į vieną užduotį vienu metu ir ją atlikite prieš pereidami prie kitos. Tai gali padėti jums išlikti susikaupusiems ir išlaikyti aukštą produktyvumo lygį.
Išlikti susikoncentravus ties viena užduotimi vienu metu gali būti sudėtinga, ypač šiuolaikiniame pasaulyje, kuriame mus nuolat persekioja išsiblaškymas.

Išbandykite šiuos patarimus, padėsiančius susikaupti:
👉Panaudokite laiko blokavimą: nustatykite konkretų laiką užduočiai atlikti ir venkite bet kokio išsiblaškymo tuo metu (naudokite laikmatį arba programėlę savo pažangai stebėti).
👉Darykite pertraukėles: trumpos pertraukėlės gali padėti išlikti susikaupusiam ir išvengti perdegimo. Dirbdami su užduotimi nustatytą laiką, padarykite trumpą pertraukėlę, kad galėtumėte išsitiesti, pajudėti arba trumpai pasivaikščioti lauke.
👉Praktikuokite dėmesingumą: sąmoningumo technikos, tokios kaip gilus kvėpavimas ir meditacija, gali padėti išlikti susikaupusiems ir ramiems. Skirkite kelias minutes dėmesingumui praktikuoti prieš pradėdami užduotį arba kai jaučiatės išsiblaškę.

5. Ieškokite atsiliepimų iš kitų
Kartais gali būti sudėtinga nustatyti prioritetus užduotims kai esate pernelyg įjunkęs į senus įpročius ir kai kuriuos darbus darote tiesiog automatiškai. Kolegų, darbuotojų ar net klientų atsiliepimai gali padėti jums įžvelgti perspektyvą, geriau nustatyti prioritetus. Taip dažnai išgryninamos tos užduotys, kurios yra svarbios, tačiau iki tol liko nepastebėtos ar nelaikytos svarbiomis.

5 geriausi būdai, kaip nustatyti užduočių prioritetus versle

Gaukite kvietimą į seminarą

„6 žingsnių sistema sėkmingam verslui“

Verslo patarimai nuo ActionCOACH